Effizienz beschreibt das Verhältnis zwischen Input und Output. Effizient arbeiten bedeutet, ein Ziel oder Ergebnis mit einem möglichst geringen Einsatz (oder mit einem bestimmten Einsatz einen möglichst großen Ertrag) zu erreichen.

Mit ein paar einfachen Maßnahmen steigern Sie Ihre Arbeitseffizienz merkbar.

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Starten Sie den Tag mit einem Plan
Nehmen Sie sich vor Arbeitsbeginn ein paar Minuten Zeit, notieren Sie die wichtigsten unerledigten Aufgaben und strukturieren Sie diese: Was muss heute unbedingt erledigt werden? In welchen Projekten will ich heute vorankommen? Beginnen Sie mit den Aufgaben, die besonders wichtig sind, die überschaubar sind oder die sich ohne Abstimmung mit anderen erledigen lassen.
Nicht vergessen: planen Sie Zeit für Ungeplantes ein und haken Sie Erledigtes ab!

Telefonieren anstatt E-Mails schreiben
Suchen Sie bei Problemen den telefonischen Kontakt und setzen Sie sich dabei immer das Ziel, den Vorgang endgültig abzuschließen. E-Mails führen häufig zu Rückfragen und mehreren Kommunikationsschleifen, bis ein Sachverhalt endgültig geklärt ist. Darum besser gleich zum Telefonhörer greifen und den Vorgang in einem „Aufwasch“ erledigen.

Keine Ablenkung durch E-Mails
Das Lesen und Beantworten von E-Mails nimmt Zeit in Anspruch und lenkt oftmals vom eigentlichen Tagesgeschäft ab. Planen Sie daher feste Zeiten für das Checken und Bearbeiten Ihrer E-Mails ein (nicht mehr als drei- oder vier Mal am Tag) – das spart eine Menge Arbeitszeit.

Sie müssen nicht alles selbst machen
Lassen Sie sich helfen, binden Sie Ihre Umgebung so weit wie möglich in Ihre Abläufe ein. Delegieren Sie Aufgaben. Ist das nicht möglich, prüfen Sie, ob Sie sich bei Teilaufgaben helfen lassen können. Alles, was Sie nicht selbst machen müssen, spart Zeit. Zeit, in der Sie andere Aufgaben erledigen können.

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Nutzen Sie Vorlagen und Checklisten
Vieles lässt sich anhand von Vorlagen erledigen: einmal entwickelt, können diese – mit oder ohne Anpassungen – immer wieder genutzt werden. Greifen Sie deshalb bei der Erledigung Ihrer Aufgaben auf vorhandene Vorlagen und Checklisten zurück

Effizienz am Arbeitsplatz ist eine kluge Strategie, seine Arbeitsleistung und sein Wohlbefinden gleichzeitig zu verbessern – wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Foto: WFD: Pixabay 2372176

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